업무의 우선순위 정하기

시시각각으로 변화하는 환경에 대응하기 위하여 계속적으로 많은 업무가 발생하고 있는 기업의 입장에서 가장 문제가 되는 것은 그 일에 대한 우선순위를 어떻게 결정하여야 하는가일 것이다. 이 우선순위에 의해서 일을 처리하면 업무의 성과와 생산성은 그렇지 않을 때와 커다란 차이가 난다.

 

그런데 이 우선순위를 결정할 때 고려해야 하는 요소중 가장 중요하다고 할 수 있는 것은 그 업무의 중요성과 긴급성면의 두가지 측면이라고 하겠다.

 

만약에 어떤 업무가 중요하고 급하다고 여겨지면 지체없이 그 업무를 수행해야 한다. 왜냐하면 이러한 성격의 업무는 위기상황에 해당하는 업무라고 볼 수 있으며 성과에 가장 큰 영향을 주기 때문이다. 그리고 중요성은 높지 않으나 급히 처리하여야 되는 업무와 중요성은 높지만 급히 처리하지 않아도 되는 업무의 우선순위 선정기준은 다소 견해의 차이는 있을 수 있으나 중요성의 유무에 우선순위를 두고 처리하는 것이 효과적이라고 할 수 있다. 즉 긴급성보다는 중요성에 더욱 비중을 두고 업무처리를 해야한다는 것이다.

 

특히 관리자와 경영자의 경우는 일의 우선순위 결정에 관한 기준이 서로의 입장에서 보면 조금은 달라져야 할 것이다. 경영자나 관리자 모두 업무의 처리순위는 중요성을 고려해서 결정해야 하지만 경영자의 경우는 눈앞에 닥친 일에 신경을 쓰는 것보다는 중요한 일에 더욱 비중을 두어야 한다는 것이다.

 

관리자는 경영자와는 달리 현재 진행중인 일의 처리에 더욱 큰 비중을 두어야 한다. 마쓰시타전기에서 83년의 어느날 가전사업본부장이 아주 의기양양하게 분기 사업실적을 사장에게 보고했다. [지난 상반기 동안 경쟁사의 매출은 감소했지만 우리 본부의 매출액은 20% 증가했습니다.]

 

이 보고를 받은 사장은 사업본부장을 나무랐다. 사장의 판단으로는 경쟁기업은 이미 가전산업이 포화상태에 들어가 더이상 성장이 어렵다고 생각하여 산업전자쪽으로 주력하고 있는 결과 반사이익으로 얻어진 매출증가의 상대적 우위라고 보았기 때문이다.

 

경영자가 미래를 준비하지 않고 눈앞의 일에 매달리면 그 기업은 위태로워진다. 반면에 관리자가 미래만 보고 현재의 일을 경시한다면 기업의 성과는 나타나지 않는다. 경영자와 관리자의 우선순위 비중이 적절하게 균형을 유지한다면 그 기업은 발전할 것이다.